Details In
Jullie hebben waarschijnlijk een droombeeld van jullie trouwdag, en dat is helemaal normaal. In je ideaal scenario gaat jullie hele dag volgens plan, zijn er weinig to geen imperfecties, is iedereen op tijd en heeft de traiteur een 100 koppig team bij. Met deze tips wil ik jullie graag behoeden voor teleurstelling en jullie enkele nuttige how-to’s aanreiken om jullie dag zo smoothly mogelijk te laten verlopen. Hier komen 4 tips om de dagplanning van jullie huwelijk totally on point te houden!
TIP 1. Communiceer je droomscenario met de cateraar (en eventuele planner). Niets is zo lastig als je in je hoofd al aan’t dansen bent om 22u en het hoofdgerecht pas op datzelfde uur geserveerd wordt. Je mag echt wel afspraken maken de eigenaar van de zaal, de planner of de cateraar. Het is jullie taak om op je strepen te staan en hen te garanderen dat je die dagplanning en het (ongeveer) naleven daarvan erg belangrijk vindt.
Hetzelfde geldt voor de rest van de dag. Als je een weddingplanner hebt die ook de coördinatie van de dag op zich neemt, mag je hem/haar echt op het hart drukken dat je het belangrijk vindt dat de timing gerespecteerd wordt. Als de planning in de namiddag al achterloopt, is het erg moeilijk om tegen de avond alles terug ‘on track’ te hebben. De ervaring leert me dat kleine delays doorheen de dag alleen maar langer worden.
TIP 2. Maak slimme uitnodigingen. Wil je de ceremonie effectief om 16u laten beginnen? Zet dan op de uitnodiging dat de gasten om 15u30 moeten toekomen. Bied ze een (alcoholvrij) drankje aan en zorg dat er iemand aangeduid is (een weddingplanner bvb) om ervoor te zorgen dat de gasten om 15u55 ten laatste op hun stoelen zitten. Weet dat er altijd, maar echt àltijd, laatkomers zijn. Op deze manier geef je laatkomers een beetje speling, maar is er toch nog genoeg reservetijd ingecalculeerd.
TIP 3. Zorg dat je iets weet van ‘surprises’. ‘Scetches’, speeches, slideshows, toneeltjes, spelletjes, …. you name it. In 90% van de huwelijken die ik fotografeerde was er altijd wel iets wat door vrienden en/of familie in elkaar was gestoken. Soms heel kort en krachtig, en op een moment dat de cateraar toch druk bezig is. Vaak echter op een erg ongelukkig moment, en hoewel er beloofd werd dat het ‘maar 10 minuten zou duren’, bleek het in realiteit het dubbele te zijn. Op dat moment staan ze in de keuken vaak te ‘wachten’ om het hoofdgerecht te kunnen serveren. Of is de voorbereiding maar ‘half se gat’ gebeurd door de lieftallige vriendengroep, moet er nog op zoek gegaan worden naar een verlengdraad of de juiste beameraansluiting… Om maar te zeggen: zorg dat je een beetje weet wie iets gaat doen en vraag hen om realistisch te communiceren hoe lang het gebeuren gaat duren. Druk hen op het hart dat zij verantwoordelijk zijn voor alle hardware en contact moeten opnemen met de zaal, weddingplanner en/of cateraar.
Ik heb al menig feest aanzienlijk, als in méér dan 1,5u, zien uitlopen door slechte communicatie of voorbereiding van vrienden / familie die iets ludieks wilden doen. Als dit dan resulteert in het feit dat eventuele avondgasten, die uitgenodigd waren om 22u, nog 40′ met hun vingers moeten staan draaien omdat jullie nog moeten beginnen aan jullie hoofdgerecht… Ik moet er geen tekening bij maken dat dit voor niemand het ideale scenario is.
Het is iets tricky om te weten te komen wie iets van plan is en daarover duidelijk te communiceren, maar probeer het. Jouw ideaal trouwfeest droomscenario zal je dankbaar zijn.
TIP 4. Calculeer je verplaatsingen realistisch in. Laten we eerlijk zijn, heel veel verplaatsingen op je trouwdag zullen in sommige gevallen toch echt voor een extra dosis stress zorgen. Neem daar dan bij dat deze lange verplaatsingen soms gebeuren met oldtimer ceremonievervoer en dat dat niet altijd van een leien dakje verloopt… Plan je vervoer en je verplaatsingen dus zorgvuldig, en vooral realistisch in. Bereken genoeg tijd, zorg dat je eventuele chauffeurs op de hoogte zijn van lage emissiezones en minimum snelheden… Ik vergeet nooit dat we met een Londense dubbeldekker met een open verdiep doorheen de Konijnenpijp reden in Antwerpen. Als iemand op die enkele minuten had rechtgestaan, had die persoon het niet kunnen navertellen. Om maar te zeggen: professionaliteit van je chauffeurs en een goede planning is key.
Heb je vragen bij deze tips? Je weet het, I’m only an email away!
Alle liefs, Leentje
